Privat genutztes Dienstfahrzeug: Jahreswechsel beachten!
Was Sie über Ein-Prozent-Regel und Fahrtenbuch wissen sollten
Den Stichtag 31.12. sollten sich Steuer-Sparfüchse rot im Kalender anstreichen. Denn alle, die das Privileg genießen, einen Firmenwagen auch privat nutzen zu dürfen, haben jetzt die Möglichkeit den Abrechnungsmodus zu wechseln. Dabei stellt sich die Frage, ob man sich für die Ein-Prozent-Regel oder das Führen eines Fahrtenbuchs entscheiden soll. Wir erklären Ihnen, wie diese Regelungen im Einzelnen aussehen.
Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch
Für die Ausweisung des Anteils privater Nutzung eines Fahrzeugs sieht der Gesetzgeber für Arbeitgeber und Arbeitnehmer grundsätzlich zwei Möglichkeiten vor: Die sogenannte „Ein-Prozent-Regel“ oder das Führen eines Fahrtenbuchs. Welche der beiden Methoden für Sie die bessere ist, hängt vom individuellen Nutzungswert ab. Das Finanzamt gestattet dem Betreffenden einmal im Jahr jeweils zum Jahreswechsel einen Wechsel von einer Abrechnungsmethode in die andere. Ein Wechsel im laufenden Jahr ist nicht möglich. Und: Die getroffene Entscheidung muss dem Arbeitgeber rechtzeitig vor dem 31.12. mitgeteilt werden. Eine Ausnahme hierzu liegt vor, wenn der Dienstwagen während des Jahres gewechselt wird. Auch dann darf die Abrechnungsmethode gewechselt werden.
Pauschalversteuerung nach der Ein-Prozent-Regel
Die Pauschalversteuerung ist auch unter dem Begriff „Ein-Prozent-Regel“ bekannt. Bei dieser Methode legt das Finanzamt als Berechnungsgrundlage den Neuwert (Listenpreis) des Dienstwagens zu Grunde. Dieser setzt sich aus der unverbindlichen Preisempfehlung des Fahrzeugherstellers zum Zeitpunkt der Erstzulassung, den Kosten für etwaige Sonderausstattung und der anfallenden Umsatzsteuer zusammen. Vom ermittelten Listenpreis wird pauschal ein Prozent als geldwerter Vorteil veranschlagt. Dieser Betrag wird dem Bruttoverdienst aufgeschlagen und normal versteuert.
Zu dem einen Prozent rechnet die Finanzbehörde zudem noch 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte hinzu – unabhängig von der Häufigkeit der Nutzung. Relevant ist dafür übrigens nur die jeweils kürzeste Straßenverbindung. Das gilt auch für Fahrten von der Wohnung zu einem vom Arbeitgeber bestimmten Sammelpunkt.
Die Ein-Prozent-Regel muss immer dann angewandt werden, wenn das Kfz zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. Auch wenn der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber die Erlaubnis erhalten hat, den Dienstwagen privat zu nutzen, ist die 1%-Regel anzuwenden – unabhängig davon, ob das Fahrzeug auch tatsächlich privat genutzt wird.
Ausnahmen bei der Ein-Prozent-Regel
Eine Ausnahmeregelung liegt vor, wenn der Beschäftigte die Unterhaltungskosten des Firmenwagens laut Arbeitsvertrag selbst tragen muss, oder Zahlungen für diese leistet. In einem solchen Fall muss das Finanzamt den Nutzungswert kürzen.
Führt der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt am Beschäftigungsort, hat jedoch weiterhin seinen Lebensmittelpunkt am ersten Wohnort (doppelte Haushaltsführung), ist für eine Heimfahrt pro Woche kein Nutzungswert zu versteuern. Für weitere Heimfahrten in der Woche, für die kein Werbungskostenabzug möglich ist, setzt der Fiskus für jede Fahrt einen Nutzungswert von 0,002 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer zwischen Beschäftigungsort und Hauptwohnung als steuerpflichtig an.
Wird der Firmenwagen dem Beschäftigen nur zu besonderen Anlässen zur Verfügung gestellt, die eine Nutzung von fünf Tagen im Monat nicht überschreiten, wird der Nutzungswert für Privatfahrten und Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit 0,001 Prozent des Listenpreises pro Fahrtkilometer steuerbelastend zu Grund gelegt.
Die Nachweismethode: Das Fahrtenbuch
Ein sogenanntes Fahrtenbuch bietet den Vorteil, dass nur die tatsächlich angefallenen Kosten erfasst und versteuert werden. Das ermöglicht eine exakte Kostenkontrolle möglich. Diese Methode bietet sich vor allem für jene Arbeitnehmer an, die das Kraftfahrzeug privat nur wenig nutzen. Denn der Aufwand für das Führen eines Fahrtenbuches ist nicht unerheblich. Jedoch haben sich inzwischen zahlreiche Anbieter auf digitale Lösungen für diesen Bereich spezialisiert und bieten umfangreiche Hilfsangebote für Smartphone-App oder PC an. In Anbetracht der Tatsache, dass entsprechende Hilfsangebote den gesteigerten Anforderungen des Finanzamtes genügen müssen – das Ausfüllen einer Excel-Tabelle etwa reicht nicht mehr aus – hat sich zum Beispiel die Bornemann AG darauf spezialisiert, unentgeltlich eine Vorabberechnung der Ersparnis zu leisten. Bei Bedarf bietet der telefonische Support seine Hilfe bei der Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches an oder übernimmt die Aufgabe komplett.
Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuchs
Die digitale Erfassung der Fahrdaten über ein elektronisches Fahrtenbuch bietet zahlreiche Vorteile. Risiken wie Datenverlust oder Unleserlichkeit handschriftlicher Aufzeichnungen entfallen. Der Pflegeaufwand ist zudem äußerst gering, da die Software den Großteil der Arbeit automatisch erledigt. Vom Fahrer müssen nach der Konfiguration des Systems nur noch wenige, regelmäßige Ergänzungen vorgenommen werden. Für die Einrichtung und Pflege der Daten reicht ein Smartphones und ein PC mit Internet-Zugang aus. Per GPS übernimmt die Software dann die lückenlose Erfassung der Fahrten.
Durch eine zentralisierte Datensammlung, hat man jederzeit Zugriff auf die Einträge sowie die Stammdaten des Fahrers und des Fahrzeugs. Relevante Daten wie der aktuelle Stand der Fahrleistung, der Anteil an geschäftlichen und privaten Fahrten sowie der Anteil an Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können jederzeit als Absolut- und Prozentwerte ausgelesen werden. In der Regel ist auch die Nutzungsoberfläche komfortabler und gegenüber nicht-elektronischen Fahrtenbüchern einfacher und selbsterklärender nutzbar. So können häufig genutzte Angaben über Reisezweck, Start- und Zielorte oder aufgesuchte Firmen und Personen als Textvorlage gespeichert werden. Zusätzliche Eingabehilfen ermögliche eine komfortable Datenerfassung.