Darauf sollten Sie bei der Reisekostenabrechnung achten
Reisekostenabrechnung: Hilfe bei der Erstattung von Fahrtkosten
Die Reisekostenabrechnung, die sowohl für Selbständige als auch für Arbeitnehmer anfällt, die beruflich bedingt unterwegs sind und nicht über einen Dienstwagen verfügen, bedeutet häufig einen nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand. Wir sagen Ihnen worauf zu achten ist und wie Sie bei Ihre Reisekostenabrechnung effizient und zeitsparend erledigen.
Wann muss eine Reisekostenabrechnung eingereicht werden?
Im Gesamtjahr 2013 wurden in Deutschland 654.916 Pkw als Firmenwagen neu zugelassen. Das sind 6,2 Prozent weniger als noch im Jahr 2012. Zwar rechnet die Branche für 2014 wieder mit 700.000 Pkw Neuzulassungen auf dem Flottenmarkt, dennoch ist die Zahl der Arbeitnehmer, die Fahrten im Rahmen Ihrer Beschäftigung mit dem Privat-Pkw durchführen enorm.
Um die entstandenen Fahrtkosten gegenüber dem Arbeitgeber zurückzufordern, muss der Arbeitnehmer eine sogenannte Reisekostenabrechnung einreichen. Der Arbeitgeber kann diese Kosten dann steuerfrei erstatten. Üblich ist die Abrechnung über eine Kilometerpauschale von derzeit 0,30 € je gefahrenen Auto-Kilometer. Gegebenenfalls möchte der Arbeitgeber aber auch einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz zur Berechnung der entstandenen Fahrtkosten zugrunde legen.
Mit der Zahlung des so ermittelten Pauschbetrags sind alle durch die Nutzung und den Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Aufwendungen abgegolten. Dies schließt Kraftfahrzeugsteuern, Versicherungsprämien, Parkgebühren, Reparaturkosten und Zinsen für eine Finanzierung des Pkw ein. Nicht berücksichtigt sind hingegen Kosten, die durch einen Unfall oder durch Diebstahl entstanden sind. Abrechnungsfähig sind Hin- und Rückfahrt, Fahrten am Reiseziel sowie sogenannte Zwischenheimfahrten bei längeren Dienstreisen.
Neuerungen bei der Reisekostenabrechnung ab 2014
Am 1. Januar 2014 trat ein neues Reisekostenrecht in Kraft, das eine Reihe von Änderungen für die Reisekostenabrechnung bedeutet. Diese Änderungen beziehen sich auf Verpflegungsmehraufwendungen und die Geltendmachung der Fahrt- und Übernachtungskosten. Zudem wurde der Begriff der “regelmäßigen Arbeitsstätte” durch “erste Tätigkeitsstätte” ersetzt, die in § 9 Abs. 4 EStG gesetzlich definiert wird.
Geeignete Software hilft bei der Reisekostenabrechnung
Um den Überblick zu behalten und den Zeitaufwand bei der Reisekostenabrechnung zu minimieren, kann man auf geeignete Softwarelösungen zurückgreifen. Neben Reisekosten-Rechner im Internet gibt es auch kostenlose Software. Immer auf dem neusten Stand, sowohl gesetzlich, technisch als auch inhaltlich, fährt man z.B. mit dem Programm "reisekosten plus" von Lexware, das im Vergleich zur manuellen Abrechnung eine Zeitersparnis von bis zu 75% verspricht. Der Preis von knapp 15 Euro für die Vollversion hält sich dafür in Grenzen.
Welche Daten müssen in einer Reisekostenabrechnung erfasst werden
Um eine gültige Abrechnung der Fahrtkosten einreichen zu können, sollten Sie mindestens folgende Informationen korrekt erfassen:
- Vorname und Name des Reisenden
- Reiseziel und Zweck der Reise
- Reisezeitraum (von bis)
- Dauer der Reise in Tagen/Nächten
- gefahrene Kilometer
- Kosten für Verpflegung
- Parkgebühren
- Unterlagen um weitere Aufwendungen nachzuweisen (Tank- und Taxiquittungen, Nachweis für Übernachtungskosten, Bewirtungsbelege etc.)